Carnet de conducir físico, permiso de circulación impreso, hoja de ruta en papel y varios documentos más repartidos en la cartera de un conductor y la guantera del vehículo.
Así ha funcionado la documentación que acompañaba a cualquier traslado de vehículos por carretera y, sin embargo, a partir del 5 de octubre esto va a cambiar.
La entrada en vigor del Documento electrónico de Control Administrativo (DeCA), no solo implica un cambio de formato, sino una oportunidad única para empezar a transformar un proceso que todavía tiene un amplio margen de mejora y cuya completa digitalización empieza a ser muy urgente.
La documentación que acompañaba a cualquier traslado de vehículos por carretera va a cambiar a partir del 5 de octubre
El DeCA supone un cambio muy necesario para todos los agentes que intervienen en un proceso de traslado por carretera, pero reducir su importancia al cumplimiento de una nueva obligación sería como quedarse tirado en el primer kilómetro de la ruta. La digitalización del documento es el primer paso para transformar por completo la actividad logística de vehículos. Más aún en un sector en el que actúan diferentes actores en una misma operación, desde fabricantes y concesionarios, hasta compañías de renting y leasing o empresas de transporte, y en el que cada traslado genera una cantidad importante de datos.
Si se sigue tratando como un trámite aislado, esta información pierde rápidamente su valor, por lo que la cuestión es qué hacemos a partir de este primer paso y hasta dónde queremos llevar la transformación digital del sector.
Digitalizarse no es pasar los documentos a PDF
Es cierto que guardar un PDF en una aplicación puede eliminar una parte de la carga administrativa, pero no transforma de manera significativa la forma en la que se gestiona una operación.
Por lo tanto, cuando hablamos de digitalizar, hablamos de mucho más que sustituir un documento en papel por uno en digital, significa conseguir que la información que se genera durante un proceso sea accesible en cualquier momento y de forma rápida, esté conectada y que pueda utilizarse para tomar decisiones antes, durante y después de la entrega.
En el traslado de vehículos los datos se convierten en una herramienta operativa, pero también en una prueba irrefutable para garantizar las entregas y mejorar la relación con los clientes.
Un buen ejemplo lo encontramos en algo que tenemos muy presente en nuestro día a día. A la hora de recibir un paquete de Amazon o un pedido de Glovo, da más tranquilidad poder consultar el estado de mi pedido, en qué punto se encuentra y saber a qué hora lo voy a recibir.
En el traslado de vehículos, contar con esta visibilidad sobre el estado de la operación es igualmente importante, aunque la operación y el valor de la mercancía sean muy diferentes. La digitalización permite que el cliente conozca el estado del traslado, los avances de la operación y las condiciones en las que se encuentra el vehículo, y la información, por lo tanto, se convierte en una herramienta de visibilidad y control también para el cliente.
Cuando hablamos de digitalizar, hablamos de mucho más que sustituir un documento en papel por uno en digital
Por otro lado, en el caso de una incidencia o un retraso en la entrega, contar con la información digital, que puede viajar rápidamente, resulta vital, tanto para compartir con el cliente, como para estudiarlas con rapidez y saber cómo se va a actuar al respecto. Y, es que en el traslado de vehículos cada hora cuenta. Cuanto antes llega un coche a su destino, antes se puede poner en circulación y antes se puede empezar a generar valor con él.
Reducir ese tiempo de traslado, minimiza el tiempo que está parado y, por lo tanto, mejora en gran medida la planificación en toda la operación.
Del documento al dato
Este cambio permite que las decisiones dejen de basarse en experiencias o en datos dispersos, desordenados o incompletos. En un sector con un ritmo operativo tan elevado gestionar toda la información manualmente puede hacer que se pierdan datos, se produzcan errores o que la información no llegue a tiempo para tomar una decisión. O lo que es peor, dejar de ofrecer un servicio competitivo.
El objetivo, entonces, no es digitalizar por hacerlo más vistoso o porque sea más cómodo. No se trata de digitalizar por digitalizar, sino de conseguir que la tecnología ayude a que los vehículos pasen menos tiempo parados, que los recursos se utilicen de forma más eficiente y que todos los agentes tengan mayor capacidad para tomar decisiones.
Además, los datos generados durante el traslado pueden servir para adelantar y agilizar procesos posteriores, aprovechando la información que ya se ha recogido durante la operación. Cuanto antes esté disponible y pueda utilizarse esta información, más oportunidades habrá de optimizar los tiempos y los recursos a lo largo de todo el proceso. El DeCA es un primer paso en ese camino, pero el verdadero valor estará en todo lo que seamos capaces de construir a partir de él.
El 5 de octubre marcará una fecha importante para el sector, pero los profesionales que operamos en él debemos verlo como el punto de salida, no el de entrega. El verdadero cambio llegará cuando toda la información se convierta en una herramienta para anticiparse, mejorar cada operación y tomar decisiones con mayor rapidez.
Porque los datos no son el resultado de una operación, sino una oportunidad para mejorar la siguiente.
Enrique García-Comas es Country Manager de Flovi en España
