Evaluar el volumen de flota correcto y alinearlo con la estrategia de la empresa ante el coronavirus, limitar el impacto de los daños al negocio definiendo cuál actividad es esencial y cuál no, situarse al lado del conductor y plantear escenarios de futuro para los vehículos son los cuatro argumentos principales que debe afrontar un gestor de flotas bajo la pandemia actual provocada por Covid-19.
Así lo entiende la multinacional del renting y la movilidad LeasePan, que apunta hacia una coyuntura “sin precedentes” debido a Covid-19 (Puedes leer y descargar el ‘white paper’ completo aquí) y que explica que el impacto en las operaciones relacionadas con las flotas puede producirse tanto en el corto como en el largo plazo.
En este sentido, la compañía dirigida por el ejecutivo Tex Gunning, que gestiona cerca de dos millones de vehículos en el mundo “es consciente” de que buena parte del entramado empresarial que dispone de automóviles ya ha adoptado medidas en algún sentido.
No obstante, aboga por fijarse en cuatro ‘tips’ fundamentales con el fin de adaptarse con la máxima rapidez a las circunstancias actuales.
El primero de ellos se centra en definir claramente cuál es el estado real de la flota de vehículos bajo gestión en la empresa, y no tanto en lo relacionado con la posición actual, sino con la que se definirá justo a partir de estos momentos, cuando comienza la desescalada progresiva.
Esa posición debe alinearse, sugiere LeasePlan, exactamente en la misma posición que haya fijado la dirección de la compañía en función de las medidas adoptadas por Covid-19.
Gestor de flotas: Vigilar contratos, tipologías y renovación
En concreto, el gestor de flotas de la empresa debería cuantificar todos los detalles importantes relacionados con cada empleado que disponga de vehículo de empresa, así como conocer los tipos de contrato firmados, así como la duración de los mismos y los kilometrajes desarrollados hasta el punto actual.
En este apartado, definir cuáles son los considerados como conductores “esenciales”, analizar las renovaciones que tenemos por delante e incluir en el montante posibles pedidos que ya hubiéramos hecho es importante.
El segundo aspecto importante se relaciona con la limitación al máximo de los daños ocasionados por Covid-19. En este apartado, el gestor de flotas debe considerar la definición exacta de qué flota es crítica, esencial, y cuál no lo es. En este punto, el gestor debe explicar a los empleados qué es un servicio esenciales y qué no lo es, así como indicar que limite movimientos al máximo, posponiéndolos a menos que no sean necesarios.
Aquí se incluye la posible necesidad de ampliar la duración del contrato de renting actual o, en su defecto, incrementar el kilometraje pactado para evitar sorpresas en forma de minutas extra.
Limitación de riesgos al volante: comunicación directa
El tercer punto clave que reseña LeasePlan se fija en que el gestor de flota debe involucrarse al máximo con los empleados que conducen vehículos de empresa. Es decir, el gestor debe estar seguro de que los trabajadores que necesitan utilizar un vehículo lo hacen del modo más seguro y con el menor riesgo posible. Es muy relevante la comunicación directa en este apartado.
El mantenimiento, las reparaciones y los neumáticos deben estar completamente al día, así como la higiene y desinfección de aquellos automóviles compartidos. Hay que informar al conductor, asimismo, de que puede que su vehículo que finaliza contrato sea ampliado, o que si espera la recepción de un o nuevo, tendrá que esperar un poco más hasta que pase la situación actual.
Por último y en cuatro lugar, se plantea el vislumbramiento de lo que acontecerá en los próximos meses con el establecimiento de varios escenarios posibles. LeasePlan marca tres posibles con los que el gestor de flotas puede trabajar.
Que el virus pase a ser controlado de un modo rápido y que la normalidad vuelva en un plazo rápido. Bajo esta previsión, cada país volvería a la situación precrisis de un modo más o menos rápido, por lo que en dos o tres meses la situación volvería a ser la misma.
Un segundo escenario contempla que el virus recurra, es decir, que vuelva. Que las medidas sanitarias adoptadas tengan éxito en los próximos meses, pero que no sean suficientes para acabar con Covid-19 y que deban continuar las medida de distanciamiento social.
El tercer escenario sería el peor de todos, con la imposibilidad de encontrar una respuesta sanitaria a la pandemia.
Definir qué flota es resiliente y las necesidades reales de movilidad
El supuesto primero supondría un rápido acoplamiento al periodo anterior a la crisis desde el punto de vista económico, el segundo implicaría daños en la economía y en ciertas actividades y el tercero, recesión para las economías e incluso otra crisis financiera.
Al respecto, LeasePlan propone que el gestor de flotas de vehículos se plantee en cada uno de los escenarios posibles cuáles son los requerimientos inmediatos de vehículos para los próximos de uno a tres meses, en el corto plazo.
De igual modo, analizar con exhaustividad cuáles serán esas necesidades de movilidad con un poco más de tiempo, durante los próximos entre 3 y 12 meses y definir inmediatamente la lista de prioridades y objetivos .
Y también cuál puede ser la respuesta del departamento de flotas en cada uno de los escenarios definidos. Identificando, por ejemplo, qué volumen de flota está sujeta a más riesgo —menos esencial— y cuál tiene una capacidad mayor de resiliencia mejor en este periodo y en cada uno de los escenarios.
